Listen!
Don’t defend yourself but make sure you understand the feedback right and take it as it is!
Accept the emotions!
Learn!
Agree together of future action!
Problems often tend to end up in blaming games – whose fault was this and that?
Problems are analyzed, but it really doesn’t help much. Instead of working with problems, turn them into goals! Goals are meant to be reached, and it is far more motivating for people.
This means that in feedback you should talk about goals and objectives instead of problems.
Often it is needed to deliver criticism. When people act in ways that we find harmful, we must be able to tell them about it. Unfortunately, there’s always the risk that feedback won’t be received. However, there are easy principles to make feedback more constructive.
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ACTION If there’s something about another person you don’t like, think about how they, in your opinion, do act in wrong way. |
It is easier to change behavior than characteristics or attitudes. Practical examples make it also easier to see the unconscious behavior. Sometimes we are not aware about our actions! | |
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FEELING Explain how the behavior affects you, how does it make you feel. |
Focus on relevant things. If person’s behavior doesn’t affect you, it’s not worth to give feedback about. For the one getting the feedback it is easier to understand the meaning of the feedback if the reasoning behind is explained. |
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RESULT
Explain what does the behavior cause. |
Again, this helps you to focus on relevant issues. People may cause strong feelings in you, but does it have consequences, or are you just annoyed? If it has an affect on the atmosphere, working environment, other’s behavior etc., feedback is relevant. |
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REFLECTION
Reacting to feedback comes from the person receiving it. Reserve time for reflection. |
Once feedback has been received it’s important to have time to reflect on it and decide actions accordingly. It’s important to realize that the corrective action comes from the person receiving the feedback, not from the person giving it. |
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SUPPORT
The person receiving feedback can ask for support. |
To make the development of more constructive behavior easier the person receiving the feedback can ask the others to help him/her in changing the behavior. |
Criticism becomes constructive feedback, when your attitude is as follows:
Have you noticed behavior in people that affects the team? Why does he/she act like that? Have thought if he/she is even aware of it him/herself, and that he/she would like to develop him/herself in that issue if just got support?
Many things in our behavior is unconscious, or even if know our behavior we may not be aware of their effects on the surrounding environment. Work is often very intensive, and people in the team get to see each others reactions and actions pretty close during the time working together. This gives us a unique opportunity to see our behavior and its’ effects through team mates eyes, and learn from it!
Still, the opportunity must be taken into active use – the learning from the team experience does not happen by itself. Giving and receiving feedback is something that is not necessarily natural for everybody, but here is a perfect opportunity to practice it. When feedback is given in the right way, it makes people be more aware of their personal strengths and weaknesses and gives them opportunity to develop personally.
This article is created to help you in utilizing this opportunity for our personal development. The post represents principles for constructive feedback and tells what is important in giving and getting feedback. It also contains an outline for the feedback meetings that are good to be held to give the needed space for the feedback.
Wie reagieren Sie wenn Ihnen jemand Ihr Portemonnaie stehlen möchte?
Sie wehren sich und versuchen zu verhindern, dass Ihnen Ihr Geld gestohlen wird. Wie reagieren Sie, wenn Ihnen jemand Ihre Zeit stiehlt? Sei es, indem er Sie bei Meetings regelmäßig mit langatmigen Erläuterungen langweilt, oder sei es, indem er immer wieder Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch ablegt, die er selbst erledigen müsste und mit etwas Nachdenken auch könnte. Vermutlich reagieren Sie dann viel geduldiger, selbst wenn Sie innerlich laut fluchen. Dabei stiehlt Ihnen Ihr Kollege ein viel kostbareres Gut, denn:
Geld können wir vermehren, unsere Lebenszeit können wir jedoch nicht beliebig verlängern.
Entsprechend sorg- und sparsam – jedoch nicht knauserig – sollten Sie mit dem knappen Gut (Lebens-)„Zeit“ umgehen. Nicht nur im Kontakt mit anderen, sondern auch im Umgang mit sich selbst. Denn einer unserer größten Feinde beim effektiven Umgang mit unserer Zeit ist unsere „Aufschieberitis“. Sei es, weil wir die Reaktion unserer Umwelt fürchten oder weil es uns schwer fällt, uns von unseren liebgewonnenen Verhaltensmustern zu verabschieden.
Deshalb mein Tipp für Sie:
Lernen Sie folgenden Satz auswendig, und sagen Sie ihn sich täglich nach dem Aufstehen vor:
Heute beginnt der erste Tag vom Rest meines Lebens.
Oder: Hängen Sie sich diesen Spruch neben Ihren Badezimmerspiegel oder über Ihren Schreibtisch.
Übung: Heute beginnt der Rest meines Lebens
Fällt es Ihnen schwer, Vorsätze umzusetzen? Dann praktizieren Sie folgende Übung: Nehmen Sie einen Zollstock, und brechen Sie ihn bei der Zahl 82 ab. Stellen Sie sich vor, jede Zahl auf dem Zollstock entspricht einem Ihrer Lebensjahre. Legen Sie Ihren Daumen auf die Zahl, die Ihrem jetzigen Alter entspricht. Betrachten Sie dann das Stück links Ihres Daumens. Es zeigt Ihre Vergangenheit an, die nicht mehr zu ändern ist. Betrachten Sie nun das Stück rechts Ihres Daumens. Diese Lebenszeit liegt (statistisch gesehen) noch vor Ihnen. Unendlich ist diese Zeitspanne nicht, auch wenn sie Ihnen im Alltag so erscheint. Es lohnt sich deshalb, jetzt damit zu beginnen, Ihr Leben entsprechend Ihren Wünschen zu gestalten. „Denn heute ist der erste Tag vom Rest Ihres Lebens.“ Es liegt in Ihrer Hand!
Feedback Guide – Feedback Meeting
Objectives of the meetings:
- Create an open atmosphere to give constructive feedback for each others actions.
- People will be aware both what they are good at and their personal development points.
- Personal development comes goal oriented, and it is supported by the team.
- Team actively creates cohesive way of working together by getting to know everybody’s personalities and development points and taking them into account in every day life.
1. Preparations
2. Introduction
3. Written feedback
i. 2 points of positive feedback
ii. 1-3 points of constructive feedback
4. Giving and receiving
i. The person who feedback is given, can ask clarifying questions but he/she should be encouraged not to start explaining or defending him/herself
5. Short feelings round
6. How to improve
7. Ending the meeting